Es gibt zwei mögliche Wege bzw. Protokolle um E-Mails vom Server abzurufen, IMAP (Internet Message Access Protocol) und POP3 (Post Office Protocol).
Über POP3 holt ein E-Mail-Programm die E-Mails vollständig vom Server. Die Dateien sind danach nicht mehr am Server, sondern nur noch in Ihrem E-Mail-Programm gespeichert.
Über IMAP holt das E-Mail-Programm keine E-Mails ab, sondern zeigt "live" alle im Postfach auf dem Server befindlichen E-Mails an. Alle E-Mails verbleiben im Postfach auf dem Server bis sie über das E-Mail-Programm gelöscht werden.
Vor- und Nachteile von POP3:
- Die E-Mail-Postfächer benötigen weniger Platz auf dem Server
- Bei Problemen mit Ihrem PC (z.B. Festplatten-Defekt) kann es leichter zum Verlust der E-Mails kommen
- Es ist nicht möglich, die E-Mails auf mehreren Geräten abzurufen
Vor- und Nachteile von IMAP:
- Die E-Mails lassen sich parallel auf mehreren Geräten (Smartphone,...) lesen
- Die E-Mails werden von uns täglich gesichert und können im Notfall wiederhergestellt werden
- Die E-Mail-Postfächer benötigen wesentlich mehr Speicher auf dem Server und können ggf. volllaufen
- Um E-Mails zu lesen ist zwingend eine Internetverbindung nötig (heute normalerweise kein Problem mehr)
Unsere Empfehlung:
Für erfahrene Benutzer und wenn mehrere Personen auf das gleiche Postfach zugreifen empfehlen wir das Arbeiten über IMAP.
Auf mobilen Geräten (Smartphones/Tablets) werden E-Mails auch grundsätzlich immer über IMAP abgerufen.
Für den privaten Bereich sollten die E-Mails eher über POP3 abgerufen werden.
Unser Tipp bezüglich POP3:
Verwenden Sie POP3 und haken Sie im E-Mail-Programm die Option "Kopie am Server belassen" und "Vom Server nach 14 Tagen entfernen" an.
Auf diese Weise werden die E-Mails nicht sofort nach dem Abrufen vom Server gelöscht, sondern erst nach z.B. 14 Tagen (dieser Wert ist natürlich frei veränderbar). Das hat den Vorteil, dass man z.B. über ein Smartphone oder unser Webmail noch jederzeit und von überall aus auf die E-Mails der letzten Tage zugreifen kann.
Diese Option ist meistens in der erweiterten Kontoeinstellungen im E-Mail-Programm zu finden.
Outlook:
Apple Mail:
Thunderbird:
